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ビジネス文章の書き方の要点

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ビジネス文章の書き方の注意する点

● 文章のテーマと目的を決める

 ビジネス文章に限らず、テーマと目的がなければ何事も進まないように、手紙や文書もしっかりした意図のもとに作成するのが本来ですね、つまり季節のあいさつ文のつもりが、結局、愚痴の羅列だったり、お詫びの文章のつもりがお礼の文面が入っているような、訳の分からない文章になっては困ります。

 上述のようなことでは大切な時間のロスばかりではなく相手の信用も失うことになりかねません、つまり文書の目的やテーマをしっかりと意識しながら書くことが重要です。

 例えれば、約束の納期が遅れそうな場合は、一刻も早く相手にその旨を伝え、トラブルになっても最小限に勤めるまたは一刻も早く納期に間に合うように善処策をこうじる文章も必要です。


 納期の延滞、納期期限の催促のような場合、叱咤のみならず、それを達成するための必要な言葉は慎重に考慮したほうが効果は高いかもしれません。


● 原則は一文書一件

 当然にビジネス文章の常識として一つの案件にたいする用件は一つです、上記の繰り返しですが、社外文章で取引先に工場新設のお祝い文と納期の確認の文章を取り混ぜた手紙を送ったらどうでしょう。

 確かにもらった方は相手はお客さんだし、「合理的かもしれないがまあ苦笑いするしかない」といったところでしょう。

 しかしそんなことはビジネス文章の常識には有り得ないことなのです、つまりそれぞれが言わんとしている印象がうすれ、忘れ去れれる原因になるわけですしもらった側としては分類に困ります。

● 6W1Hの原則

6W1Hは文書構成の基本です。

・ いつ(When)・・・・・開催日の日時

・ どこで(Where)・・・場所の明確化

・ だれが(Who)・・・・・主催者・発案者

・ だれに(Whom)・・・・宛名名

・ なぜ(Why)・・・・・・集合・招待の理由

・ なにを(What)・・・・催しを開く旨

・ どのように(How)・・・催しの形式等

上記が基本ですが、ビジネス文章においては上記の要素の全てを必要としない場合もありますね。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.18 Tuesday 09:59 | - | - |
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