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事故報告書の書き方文例(2)

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事故報告書の書き方文例(2)

 前回では社内工場内での物理的事故に対する報告書の書き方の文例をあげましたが、今回は事故は事故でも文書的な静的事故を取り上げたいと思います。

 つまりこの静的事故、例えばクレームに関するような問題、また記述ミスでの問題に対する対処ですね。

          事故報告書の書き方文例(記載間違いについて)

______________________________________

総務部長 殿
                             第一営業課長

                 請求金額記載の間違い

 ○○工務所からの記載クレームについては、下記の通りの経過にて発生したものと思われます。
 また○○工務所には、手みやげを持参し、営業担当の○○ともども謝罪におもむき、先方に謝罪したところ、ご納得いただくことができましたので、合わせてご報告いたします。

                     記

1,事故内容
  先々月の6月の請求分をこちらのコンピュータのオペレーションミスから二重請求となってしまい、○○工務所様におかれては気がつかずにそのまま二重請求した金額、『142000』を当社に振り込んでしまいました、しかし○○工務所の社長が気がつき「お宅の経理はどうなっている」との抗議の電話を頂戴しました。

2,事故発生の原因
 当方の単純ミスつまり、上述したとおりのオペレーションミスと判明。

3,事故後の処置

1,○○工務所から○○月○○日に抗議があり、直ちに二重請求した金額経理課を通じ返金、同日営業担当の○○が同店に謝罪の電話を入れた。

2、 翌日、営業担当の○○共々○○工務所に出向き、内情を説明し、先方のご納得を得た。

4,措    置

1,今回のオペレーションミスは新人の○○まかせたことに問題があるが、あくまでもそれを確認して了承するのは経理課用責任と考える。

2,二重請求防止を事前に防止するプ経理ログラムの採用の検討、人的ミスとはいえそれを事前に回避するようなシステムがあってもいいと考える。

                                      以上

______________________________________

 上記のような些細な事故も実際には多いのです、些細なことと思わず、すぐの対応が、先方の心証を良くし、また社内業務改善にもなる場合があります。

 事故報告書に限らず、しっかりと解りやすいビジネス文書はあなたを助け、そして会社を盛り上げるのですね。
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.08 Monday 11:21 | - | - |
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