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会議報告書の書き方

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  会議における心理的効果の話が続きましたが、このサイトの本流である、ビジネス文書について投稿したいと思います、こと会議においていくら活発に発言しても、最終的に報告書を正確に書けなければ、上司に限らず、社員からは信頼を得られない。

 では、まず、会議報告書の書き方、書式例を書くためのポイントをいくつか紹介したいと思います。

会議参加報告書を書くためのポイント

1) 会議の経過と結果を簡潔に、ポイントをはずさず書く。

2) 会議の結果について『誰』が『何』をするのかを、具体的に書く。

3) 会議の内の要点を絞って箇条書きにして、できるだけ解りやすいように見出しをつける。

4) 対立意見での争点や、少数意見なども、『注意書き』として書き添える。

5) 処置済みの事項なら処理報告をし、未処理事項には問題点を提示する。

6) 議事録と照合し、聞き違いや誤りなどを確認する。

次に、会議参加報告書を書く順序として

1) 提出先の宛名、報告年月日、報告名、所属部課、氏名、捺印

2) 件名・・・・・・・会議のテーマ、議題

3) 会議の概要・・・・・日時、場所、会議主催者名、出席者名、司会者名

4) 報告本文・・・・・・・会議のテーマ、議題について。各種の発言内容や進行状況などを具体的に書き、次に会議の結果や決定事項などを記載。

5) 要処置事項・・・・直属の上司宛の報告の場合などは、決定事項の中で自分の所属する部署が管轄するような場合事案が採決されたような場合は、重点的に詳しく書く。

6) 意見・・・・・・決定事項や会議についての自分なりの書簡を書く。


会議報告書 書式例



会議報告書

 

業務部長殿

        平成○○年 10月 11              

営業一課 沢村智法 印

 

会議名

 

  荒川区新工業団地造成工事における騒音対策工事に関する近隣住民との打ち合わせ会議

 

日 時

 

  平成間○○年109日(金)午後515分から630

 

場 所

 

  荒川区ふれあいパーク事務所内、小会議室

 

出席者

 

  当社 恩地系行課長 達磨工事部長 沢村智法 愛知一美

  先方 新堂兵栄オンブズマン代表 山口区長代理 菅野環境整備課課長

 

 

住民代表との打ち合わせ事項

 

1、 騒音対策における当社の工法に対する安全性と騒音防止対策における効果についての質問、ならびに疑問点を指摘され、達磨工事部長による、新防音フィルターの優位性、また工期短縮技術の優位性ならびに横浜での実績を踏まえた説明でほぼ理解が得られ、予定通りに工事着工が可能と思われます。

 

2、 (略)

 

 

意見

 

 当社にとっては、何とか住民に理解が得られたと考えられます、早速の商品手配と、値引き交渉をお願いすると共に、ご存知のごとく、極めて短い工期が課せられておりますので、資材関係の納期の短縮を極力早めていただきたくお願い申し上げます。


                                                    以上

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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2012.03.01 Thursday 05:21 | - | - |
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