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 ビジネス文書や文例ならびにビジネススピーチの分野にも少し関係することになりますが、ビジネスにおける電話スピーチ対応という一見して当たり前の業務ですが改めて重要なポイントと認識しすることを求めたい。


 新入社員ならともかく、ベテランの社員においては『何だそんなこと』などと今さらながら電話対応に対していぶかしげに思うかもしれませんが、そのベテランこそビジネスマナーとしての電話対応がイケテイナイ場合も多い、そこで、今一度ビジネス分野での電話対応を確認してみてくださいね。



 電話対応は正確かつ機敏に行うことが原則です、電話は相手の顔や姿が見えるわけではないので、表情から相手を確認できない訳ですから、全てが言葉に頼る訳で、より正確に、明瞭に言いたいことを伝えるように勤める必用がありますね、下記に5つの電話対応の基本を取り上げますので、ベテランと言わずもう一度確かめてくださいね。


1, 電話の近くには必ずメモと鉛筆を用意しることです、人の記憶ほどあてにならないものですから、電話で聞いたときには必ずメモする癖をつけましょうね。


2,ビジネスであっても個人的な電話であっても、電話する要件や重要案件の場合は特に相手に伝えたいことを整理してから電話をかけましょう、思いつくままの会話であってはいけませんし、ただの長電話はお互いの時間や電話代の無駄でしかありません、電話をかける前はしっかりと要件を整理してからかけるのが肝心です、電話をかける時間の目安は約三分、文書にすれば約1000文字くらいと覚えておいてください。


3,復唱のクセをつけましょう、聞き違い確認違いは大きなビジネスチャンスをみすみす失うことでもあります、数字や日時、人名、場所等は再度確認し復唱することが大切です。


4, 同音異義語ははっきり発音する、これも当然で聞き間違えそうな言葉は意識してはっきり発音しましょう。


5,相手を待たせない、電話のベルが鳴ったら少しでも早く出てかまいません、良く3回電話のベルが鳴ったら電話に出るなどと言いますが、別にもっと早くていいのです、また相手を呼びだしてもなかなか待たされることがありますが、これはプライベートな電話であってもイライラするのもですから、ましてビジネス分野においては時間が勝負かもしれませんので、『少々お待ちください』は30秒以内と心がけてくださいね。


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| カテゴリ : ビジネスマナー 電話 | 2009.08.23 Sunday 15:24 | - | - |
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