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確認・照会文書の書き方と考え方

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     確認・照会文書の書き方と考え方

 ビジネス文書の中には、抗議の文書または督促の文書など高圧的文書も多いのですが、しかし照会や確認ための文書を利用し、ソフトなイメージで相手に催促を促す文書が有効な場合もあります。

 ことを大きくすることを避け、前もってトラブルを未然に防ぐ役割も占めています、ですから、確認や照会の文書を書く決め手は、抗議や督促にならないように注意した文書にする必用がありますね。

 つまり、確認・照会文書を書く場合、こちらの疑問・質問に回答してもらうというのが筋ですが、ついつい抗議や督促になりかねない危険性を含みます、ですから相手を責めない文面とし、最低限の礼儀を尽くした文書にする必用があります。

 とはいえ、参照・確認は上記の如く意図はソフトな抗議、ソフトな督促という考え方になるようです。

 また、確認・照会の文書は礼儀を尽くしますが、礼儀を尽くしすぎて知りたいこと伝えたいことがぼやけた文書になってはいけません、はっきりと伝えることは伝え、知りたいことは知る文書にしてください。

 そして、何故知りたいのか、何故確認するかの理由を明示してください、いきなり理由もなく尋ねては高圧的な態度にとられますので、できるだけ具体的な質問等を投げかけ、ときにはこちらの窮状を伝えることにより、相手に迅速な対応を促すこともできます。

 最後に、大なり小なり相手に手数をおかけする訳ですから、いくら確認・照会が当然の権利としても必ずお詫びの一言は入れてくださいね。


     注文品未着の問い合わせ 照会・確認文書 文例

確認・照会の文書 文例 雛形 書き方


拝啓 貴社ますますの御繁栄の由大慶に存じ上げます。日頃格段のご高配に感謝申し上げます。
 さて、当社7月1日付の注文品(注文番号1111−11111)が未だ到着しておりません、お約束日からすでに2日経過しております、当社としてこの部品は○○という当社を代表する主力製品のために欠かせないものでございます、すでに生産ラインに支障をきたすことになりますので、至急調査の上、ご連絡と同時に納入をお願い申します。
 なお、調査結果と納品日については、繰り返しですが、本状が届き次第、至急ご連絡ください。
                                      敬具

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| カテゴリ : ビジネス文書 照会・確認文書 | 2008.04.21 Monday 10:11 | - | - |
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