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返品断り文

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     返品断り文の書き方 文例

 返品の断り文を作成するタイミングがある、つまり前もって納入前に知らせておき、了解を取った上での納入と、すでに納入済みにも係わらず、相手から返品を要求され、それに対し、返品の断りを伝えるという2つのタイミングがあります。

 当然に前者において、返品不可を前もって知らせておいての更なる、返品要請であれば、断固たる態度で拒否の姿勢を示せますが、曖昧とまでは行かなくとも、返品不可等をはっきり確認しないままの取引の場合は、少し面倒かもしれません。

 返品断り文を書くポイントとしては、基本的に相手の事情にある程度理解を示した文書にしながらも、やはり説得力のある理由で断ることが重要ですね。

 こと返品不可の商品は、特別な注文品や稀少的なものが多いでしょうから、難しい旨を良く理解してもらい、また返品以外で何か協力できることがあれば提案してもいいかもしれません。

 そして、当社に非がなくとも、丁重に詫びる姿勢の文書に仕上げてください。

     返品断りの文書 文例
返品の断り 文例 書き方


拝啓 貴社ますますのご盛況のこととお喜び申し上げます。日頃は格段のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、この度4月25日の電話にて、先週納入させていただいた、工作機用バイト○○タイプ 50セットの返品要請をうけ、当社にて判断させていただきましたが、あいにく御社もご存じのごとく、今回の○○タイプは特別仕様で他に転用できる製品ではございません、御社としても十分にご判断いただける当社の状況と存じ上げます。

 御社としてもお得先様からの発注変更でやむなきこことは当社としても心苦しく存じますが、かのような事由により誠に恐縮ですが、当品の返品はご遠慮させていただきますようご理解ください。

 また、それ以外にて御社にご協力させていただくことがございましたら当社としてやぶさかではございません。

 何卒ご容赦賜りますようご理解申し上げます。
                                     敬具
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| カテゴリ : ビジネス文書 断り | 2008.03.28 Friday 13:24 | - | - |
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