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断りの文例の書き方

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 ビジネス文書に限らず、断り(お断り)の文書を書く場合に大切なことが幾つかありますので、要点を述べて見たいと思います。


 さて、この断りの場合の断り方ですが、基本はやはり普通の手紙と同じく、返事は早ければ早いほどいいでしょう、つまり返事を先延ばしにすることで、相手に期待を膨らませることになりますし、そのあげくに断れば、相手の落胆も大きくなり感情的悪化を進行させるやもしれません。


 とはいえ、返事を出すには時間は必用ですが、どんな種類の返事であっても、極力、早く出すのがビジネスルールですね。


         断り文を書くポイント


■ 断り文の冒頭は感謝の言葉を用いる、ある程度相手の依頼や申込などの内容による場合がありまが、特に誠意を感じられるような場合の依頼の場合は、断る文書の初めは、まず申込への謝辞が必用です。

 冒頭から、『お断りします』ではあまりに丁重さにかけますし、会社の品位や常識を疑われますね。


■ 断る理由をしっかりと説明する必用があります、断り文書の中で一番重要なことは、なぜ断るのか?・・・なのですから、上記のようにただ、『断ります』一点張りでは失礼ですね。

 また、断る理由はきっちり考えてください、つまりあまりに正直に伝えたのでは、角が立ちすぎます、例えば本心では『何だ!この忙しいときに工場訪問の依頼か、今はそんな時間を取れるスタッフなんか誰もいない!』・・・・確かにそうでしょう・・・・・・・


 しかしその通りに伝えることはできませんから、当たり障りのない言葉で、『この度の当工場の見学の依頼に関して、当スタッフの人数不足から、御社の満足する要望にお答え出来かねると判断し、誠に遺憾に存じますが、今月中の工場見学に付いては、申し入れを辞退したく存じます、ご賢察のうえ、悪しからずご了承くだるようお願い申しあげます。』


 と言った無難な断りの文書になるでしょうが、差し障りのない断り文書とは、ある程度の創意工夫も必用かもしれません(^_^)v


■ また、断り文の場合、一時的な拒否であることも強調してください、つまり今は要求に応じられないかもしれないが、近い将来や状況の変化により、応じられることがある場合は、あくまでも一時的な拒否行動だと言うことを伝えましょう。


■ そして、最後に不本意であること、遺憾であることをしっかり伝え、正当な理由があるにせよ、『誠に遺憾に存じますが、申し入れを辞退したく存じます、ご賢察のうえ、悪しからずご了承くだるようお願い申しあげます。』といったふうに、相手の求めに応じられなかったことを伝えてください。
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| カテゴリ : ビジネス文書 断り | 2008.02.24 Sunday 21:53 | - | - |
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