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稟議書(伺い書)書き方

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稟議書(伺い書)書き方の要点

この稟議書つまり伺い書というものは、東洋的というかかなり日本的な響きがある、例えば重要案件について、関係部署の合議を上層部に決定を委ねる制度といっていいでしょう。

 しかしこの稟議書の欠点としては、一つに形式的になりすぎ、時間もかかる、合議であるから責任の所在が曖昧である、とか経営者やリーダーの統率力が弱まるといった問題も指摘される。

 確かに上記のように欠点も指摘されるが、関係部署での横のつながりが円滑になったりする場合も多く、ある意味たいへん有効なシステムとも理解されている。

 伺い書(稟議書)の書式フォーマットは通常会社で作られていますから、その書式に応じて作成することになります。

稟議書(伺い書)の場合は大きく、従業員を含めた【人】に関する稟議書、土地や設備に関する【物】に対する稟議書、そして【金銭的】に関する稟議書、全般的な【事柄】に関する稟議書(伺い書)に分けられると考えます。

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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.15 Monday 11:14 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 稟議書の書き方(人事) ]

稟議書の書き方(人事)

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稟議書の書き方(人事)

■ ことさら【人】のことの稟議書の場合もそうですが、伺い書という性格上、部門内で教義検討して上司に伺いを立てる訳でですが、当然に了承を得られない場合もある、しかし提出者はそのように否定されては困るので、そうならないためには、相手(上司)を充分説得するだけの準備が必要です。

 関係者はよく相談し、調査漏れが無いように作成する必要があります。

■ つまり届け出にはどうして届けるかの理由がありますが、定型化された届け出書の場合は簡素に理由を述べる。


■ 突発的な場合はまず電話、例えば急な病気や、事故で入院するとか家庭に不幸が突発したような場合です、上司に連絡をとり、仕事の引継を依頼します、提出は事後に速やかに行います。


稟議書の文例

______________________________________

人事部長○○○○殿
                               営業課長○○○男

                 社員病気入院について(伺い)

 去る8月20日の定期健康診断の結果、下記の1名に疾患が判明し、療養を要する旨の連絡が○○付属病院から連絡がはいりました。

 労働協約第○○条により、療養に当たらせたいと考えお伺いいたします。

                      記

1,営業第一課     斉藤○○
   病名       ○○疾患
   療養期間     1ヶ月

添付書類 ○○病院の診断証明書    1通

                                     以上

______________________________________ 
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.15 Monday 15:31 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 稟議書の書き方(人員増員伺い) ]

稟議書の書き方(人員増員伺い)

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稟議書の書き方(人員増員伺い)を含め、成功するというか、他と差をつける稟議書のポイント考えよう。

 まず第一にお勧めすることは、箇条書きがいいということです、では稟議書の場合の箇条書きでのメリットとは?

1,事項を読むだけで、簡単に内容が理解しやすい、つまり文脈が追いやすい。

2,文書を書きながら、過不足を検討できる。

3,全体のバランスがつかみやすい。

 次に、箇条書きで注意する点は、一つの箇条は短ければ短いほどよいし、要点がつかめればそれにこしたことはない。

 そして、一つの箇条は一行で書く、順を追った表現にする等々・・



            人材増員のについての伺い書(文例)
_______________________________________

人事部長 殿
                                   生産課課長
                                   誉田○○

          人材ならびにアルバイト増員について(伺い書)

来月の予定生産数の480tは通常月平均の生産量の150%にあたり、現在の人員では絶対的な人員不足となり、残業を交えても120%が過去の業績からもいえます、したがって短期的に人員を増やしたいと考え、ここにお願いいたします。

                     記

1、 雇用期間   平成○○年○月○日〜○月○日

2, 採用予定人数  男子、女子とも合わせ6名 ただし18歳以上

3, 業務内容    ○○生産ラインでの原料投下ならびに運搬

4, バイトならびに人材への賃金   時給1000円 他会社規定に準じる

5, 勤務時間   AM9:00よりPM5:00の昼食・休息時間をのぞく7時間

6. 交通費    一日800円まで

7, 求人方式   求人誌○○ 地方新聞○○への投稿 ○○人材派遣センターへの協力
                                      
                                      以上

_____________________________________
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.16 Tuesday 14:44 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 稟議書(物品購入依頼書) ]

稟議書(物品購入依頼書)

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稟議書(物品購入依頼書)の書き方

■ 事務機などの物品を購入する場合、または修理依頼での稟議書の場合ポイントとしては具体的にその効用を書くことが肝心です、つまり効用・効果(経済効果)を強くアピールする。

 そしてよく、参考関連データや規定文面をそのまま載せない、凡例のように、添付書きするか、注意書きに留める、もちろん自分に決定権がない場合は上司に判断を仰ぐわけですから、丁重に書くのは当然です。


事務機購入の稟議書の書き方(文例)

______________________________________

総務部長 殿
                               管理課 斉藤○○

          レーザーカラープリンタの新規購入について(伺い書)


下記の物件について購入したく、お伺いいたします。

                      記

1,  品名  カラーレザープリンタ ○○−55

2,  メーカー   ○○○N社製

3,  数  量   2台

4,  購入金額   ¥450,000(1台につき、¥225,000)

5,  購入先   株式会社○○

6,  購入理由
(1) 現在使用のプリンターの耐用年数が過ぎ、故障が頻発するようになった。

(2) 印刷方式の基本的違いにより、従来の機種より5倍の印刷スピードが可能(別紙比較表を参考)

(3) 印刷コストの低価格化と複数台数による割引率が通常よりも高いとの判断がありました。

7,添付書類   メーカー比較表ならびに商品カタログ

_______________________________________
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.16 Tuesday 15:48 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 稟議書(伺い書)書き方について ]

稟議書(伺い書)書き方について

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稟議書(伺い書)書き方について

稟議書のように、同じ事項がくりかえし出てくるビジネス文書の場合、例えば、交通費の支払いのような場合『交通費支払申請書』としてしまうと、該当欄に必要な単語等を書き込んでいけばいいわけです。

 つまりこれを『帳票化』とよんでいますね、下記にこの帳票化にする利点をいくつか上げてみます。

1,帳票化することにより、時間的にも労力的にも単純化できる

 ビジネス文書に限らず、文書をつづるには文脈をしっかりくみたて、言葉と言葉の関係に意味をもたせる、また修飾語の使い方などを考えたりけっこうに大変ですが、しかし『帳票』にすることにより、単語、短文、記号を入れるだけで読み手は理解できる。


2,内容漏れを防止できる

 つまり『帳票』にすることにより、必要な項目が印刷されていますからその項目を埋めるだけで用が足り、読み手に伝わるわけですが、これを文書に置き換えるとおうおうにして必要かつ重要案件を見落とす場合も出てきます。


3,一目で読み手に理解をさせやすい

 だらだらとは言わないが文章での内容はしっかり理解するまでに時間がかかり、読む方も読ませる方も骨が折れるが、項目事に綺麗に並んでいれば、時間的にも精神的にも楽になりますね。

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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.17 Wednesday 11:26 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 稟議書の書き方(修理依頼書の書き方) ]

稟議書の書き方(修理依頼書の書き方)

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稟議書の書き方(修理依頼書の書き方)

■ この伺い書(稟議書)は前回の繰り返しかも知れませんがかなり日本特有の意味合いを持っており、わざわざ会議を開いてまでのこともなく、まして時間も限られた中でのシステムといえるでしょう、つまりそれほどの大事事ではないが、しかし口頭だけで説明できるものでもない。

 そして、難しい科学的な説明も必要なく、確実に実行できるだろうという予測がたったら提出しよう。

■ 緊急を要する案件の場合は、提案否決率が50%と判断したら、即行動に移る場合もあるでしょう、ですから読み手に充分解る文書にし、かつ注意を引きつけさせる必要がある。

■ また案件の中には実験ができる場合もある例えば、修理依頼書のような場合は、修理前の稼働率とか修理後の稼働率の違いのように明らかに対比できる数字を元にすれば、より一層の説得力が出てきます。

■ 図案化、図式化によるビジュアルな表現の利用、視覚的に訴えるのも当然にお勧めします。

稟議書の書き方
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2007.10.17 Wednesday 15:46 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 新設部門の上申書 ]

新設部門の上申書

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 ビジネス分野での伺い書ならびに、この上申書を書くポイントの一番として、例えば新設部門を増やしてほしいような場合は、まず新設によるメリットが会社にどれくらいあるかを具体的なレポートに仕上げることに尽きます。

 当然に自分に与えられた権限を逸脱することのない、文書にする必用もありますし、会社の規定などに差し障りがないかどうかもチェックしてから提案しましょう。

 また、上記のごとく、企画提案書のようなレポート形式で、見やすく、理解しやすい
文書が求められるでしょうし、詳細に付いての具体的内容が多義にわたる場合は、別紙に記入し、要領よく問題を整理した文書に仕上げてください。

伺い書の文例(新設部門の上申書の書き方)文例

ビジネス文書 上申書
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2008.02.24 Sunday 12:20 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 業務書式改善提案の上申書 ]

業務書式改善提案の上申書

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JUGEMテーマ:ビジネス


     業務書式改善提案の上申書

 企業内での報告文書や業務関係の文書を含めた多種多様な、ビジネス文書を必用としますが、それぞれの分野や用途によって、当初の思惑から合理的かつ便利な書式に時間と共に書式の見直しが出てくるでしょう。

 例えば、上申するにしても、現在使用しているビジネス書式の変更の場合、まず、現行の問題点を簡潔明快に伝え、改善することによるメリットや効果を強調することが重要なことでしょう。

 例えば、新書式と現状の書式の違いなどが一目で解るような提案書を心がけるのがコツと思えます。

     書式改善提案の上申書の文例

上申書・伺い書文例

     精算書の書式改善について(上申)

 現在使用している出張費精算書は、各セクションごとの対応に無駄が多く、例えば、規定外の販促行動が頻繁の営業部においては対応するのが難しいのが現状です。

 また、その際別紙で旅費等の精算書の添付も複数の文書が必用で、事務処理上の能率が著しく零下します、この現状は等第一営業部のみならず、第二営業部でも問題になっているのが現状です。

 つきましては、現行の主張精算書の書式を別紙の通り改善提案いたします、何とぞ事務処理の効率を向上させたく、下記の通り上申いたします。

                  記

1, 改善書式   出張旅費精算書

2, 改善目的   現行に会わせた書式の適合による、事務処理の軽減化

3, 改善内容   別紙第1案参照

4, 添付四郎   現行書式  他社及び一般例
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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2008.03.15 Saturday 14:48 | - | - |
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臨時社員雇用伺い書

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     臨時社員雇用伺い書 文例

 企業において、多忙な時期に合わせ、臨時派遣社員等を増員する場合も多い、会社の上部に伺いを前もって立てるのは当然として、しかしただ、臨時社員の増員を要求するだけでなく、内容を具体的に文書化する必用があります。

 臨時社員雇用の伺い書を書くポイントとして、採用期間、採用人数、就業時間、給与、採用場所、などを明記し、採用目的を明らかにします。

 また、決済期日をしっかり確認し、前後において変更等があれば、迅速な対応すること。

     臨時社員雇用伺い書 文例 書き方

臨時社員雇用 伺い書 文例 書き方

              臨時社員採用の件

表記の件について、臨時社員を下記のごとく、採用可能かどうかお伺いいたします。

                     記

1, 採用期間 平成20年○月20日より○月31日までの11日間

2, 採用人数 イベント広場開催要員 5名

3, 目  的 スプリングフェアー2020イベント会場設立ならびに展示補助

4, 就業時間 午前8:30から、午後5:00まで
        開催終了日の○月31日のみ午後8:30分

5, 給  与 時間給 980円 交通費 日あたり1、000円一律

6, 備  考 募集期間が残すところ15日を必用としますので、○月5日までにご決        済をお願いいたします。

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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2008.04.07 Monday 11:00 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 稟議書(伺い書) > 研修会参加 伺い書 ]

研修会参加 伺い書

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     研修会参加 伺い書

 企業も年度初めは、多彩な催しも含めいろいろと忙しい時期を迎えますが、新人研修会のみならず、幹部、管理者の研修会も盛んな時期に入って行きます。

 これから幹部として、また上級職の方はまたそれぞれに大変ですが、トレンドを常に身につけるには必用なことかもしれません。

 研修会への参加伺い書の書き方とポイントは、まず、研修会の内容と参加目的を明確にすることですね、また研修会の詳細については、パンフレット等を添付し解りやすい、箇条書きのレポートふうに仕上げるのがコツでしょう。

 いずれにせよ、幹部クラスの研修会の場合ある程度出費がかさみますので、しっかりとした参加目的、研修内容を記述する必用がありますね。

     研修会参加 伺い書 文例

研修会 参加 伺い書 文例

     『管理者養成研修会』参加について

下記の要領で参加してよいか伺います。

         記

1, 日  時 平成○○年4月○日〜10日
        開催 午前9:30より午後5時
2, 会  場 ○○文化会館研修センター

3, 主  催 東洋管理学養成センター

4, 講  師 東洋管理養成センター 学院長 ○○洋一郎 氏
        日本経済学東京支社  理 事 近藤 ○○ 氏
5, 参加目的 当社管理者の質の向上ならびに世界に通用するシステム作り等

6, 参加者  営業部各課長 計4名

7, 参加費用 200,000円(1人50,000円)

8, 備  考 研修会案内書、参加名簿

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| カテゴリ : ビジネス文書 稟議書(伺い書) | 2008.04.07 Monday 11:21 | - | - |

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