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社内報告書の書き方(レポートの書き方)

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社内報告書レポートの書き方の要点

○ 社内においては通常一定の書式がありますが、基本はそれに準じるそれによって書き上げれば、文書構成が楽になり、当然に相手の理解力が高まります、自分勝手な書式、文書では的確な意思の疎通が妨げられる。

○ 結果や結論を冒頭で表すことが肝心、レポートや報告書とは提出する相手にとって一番知りたいことが始めになければなりません、文書の最後で「ゆえに、○○でした」といった文面では落第でしょう、結論を冒頭に、そして途中経過等はその後に根拠の説明に移っていきます、最後が自分の私見を添えるというのが一般的です。

○ 結論にいたる経緯(根拠)を明確に示す、あたりまえですが、「○○は大丈夫です」だけで納得する人はいない「○○○との実績も確認しました」「銀行とのつき合いも良好のようです」「あの社長の人柄は地元ではかなりの好印象をもたれています」ですからといった事実を述べなければ、説得力がありません。

○ 長文になる場合は箇条書きや、要約文を設け解りやすい文面に気をつける。

○ 時と場合ではビジュアルにグラフ等を用い読み手、聞き手にわかりやすさを強調する。

○ 当たり前に正確な情報を添付する、つまり正確な情報とは複数からの情報をかき集め、一点での情報源で全てを判断していけないということです、お分かりのここと思います。


さてそこで、ビジネスマンの方々がどんな報告書で悩んでいるかをネットを検索して見たところ、下記通りになった以後逐一詳しく解説できればと考えています。

○ ネットによる、報告書でのランキング

報告書 書き方
12900
会計 報告書 書き方
1400
事故 報告書 書き方
1100
研修 報告書 書き方
1100
収支 報告書 書き方
900
出張 報告書 書き方
800
決算 報告書 書き方
700
業務 報告書 書き方
500
報告書 書き方 例
400
営業 報告書 書き方
300
給与 支払 報告書 書き方
300
報告書 書き方 サンプル
200
事業 報告書 書き方
200
調査 報告書 書き方
200
クレーム 報告書 書き方
100
ビジネス 報告書 書き方
100
交通 事故 報告書 書き方
100
レポート 報告書 書き方
100
作業 報告書 書き方
100
収支 決算 報告書 書き方
100

等々・・・・
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.07 Sunday 15:09 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 事故 報告書 書き方 ]

事故 報告書 書き方

< 事故 報告書 書き方の記事はココから >
事故報告書の書き方・事故報告レポートを書くポイント


○ 事故の報告事項を整理する
事故報告は、1,いつ 2,どこで 3,何が 4,何して 5,どうなった、という5つの基本を忘れてはいけませんし、6としてどんな影響があり、処置はどうしたそして7としてどうゆう訳で(原因)となりますので、この6,7,の部分も漏れなく報告するようになります。

○ 事故報告書の事項のなかできわめて重要な部分は、その状況、そしてそれに対する処置が上げられます。

 特にこの処置の仕方に問題があれば、多方面に悪影響を与えかねません、そのため、適切な処置であったかどうかが、報告を受けた人にとっては大切なことになります、つまり処置が不完全ならば、直ちに対策を考えなければいけないからです。

○ また事故にはいろいろな原因があります、この事故原因の区分も重要になります、例えば、1,無過失 2,過失 3,重過失 4,不可抗力 5,故意という部分は是非にも管理者としては抑えたい事柄ですから、この項目も必須でしょう。

○ 事故報告書は重要な項目から並べるという基本があります、必ずこのようにという規定の中でのことではありませんが、人が一番知りたいことを一番先に配置する書き方が望まれます。

○ 事故報告書は当然に『具体的な事実』が当然に必要、つまり自分の思考・推測・推量を交えた文書であってはいけません、そして時間・時刻・量はできる限りしっかりとした記述が必要になります。

 経緯を解りやすく伝えるには時間の経過が有効でしょう。

1,いつ

2,どこで

3,何が(誰が)

4,何して

5,どうなった

上記の順序を忘れずに書くことをお勧めします。
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.08 Monday 09:29 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 事故報告書の書き方文例(1) ]

事故報告書の書き方文例(1)

< 事故報告書の書き方文例(1)の記事はココから >
社内事故報告書の書き方文例(1)

○ 社内報告書・社外報告書での事故報告書とは実は大きく二つの事案に分かれる、つまり交通事故のような物理的な損害を出した事故と同じく事故であったも、文書的な事故つまり行き違いによるトラブルのような静的事故である。

○ 今回の事故報告は実際に例えば工場内での機械的事故の場合を想定した事故報告書の文例ですが、前回の事故報告書を書く要点を忘れずに書いてください。

事故報告書の書き方 文例

______________________________________

          西口門扉・搬送トラックの破損(事故報告書)

1,事故及び修復状況
 1,人身事故    なし
 1,物件事故
   (1) 西口出入り口門扉
   1, 状況・・・・・・・大破により取り替え必要
   2, 修復・・・・・・・, 費用:○○万円(○○工務店の見積より)
              髻 科目:機械設備修繕費
              , 日時:○○月 ○日完了予定

   (2) 搬送トラック
   1, 状況・・・・・・小破、後方板金がへこんだ程度
   2, 修復・・・・・・機能に差し障りはなく、そのまま使用

2,発生日時     ○○年○月○日 (午前9時30分頃)

3,事故を起こした者   配送課  鈴木○○ 齋藤○○

4,原  因
(1) コンテナの積み卸し作業中、門扉が1/3程で開放を気づかずそのままバックしたようです。

(2) 2人一組での行動ですが、方や扉を全開と思い、方や1/3での開放でも通行が可能と思いそのまま作業を続けていたのが災い、西口門扉に衝突した。

5,経  過
(1) ○月○日午前10時頃、鈴木より事故を起こした旨の連絡がはいり、私と業務課長の佐藤が現場を検証した。

(2) 工務課通じ修繕の要請をし、○○工務店に現場を見てもらう。

(3) 午後4時に○○工務店により修復が可能かどうかを尋ね、修復より新調したほうが遙かに安価に上がるとのこと(見積より)、工務関係者立ち会いの上、新調を依頼した。

6,意  見
(1) 鈴木と佐藤は作業安全上、十分な配慮がなかったことを2人とも認めた、今後注意する旨を伝えた。

(2) 実際あの作業場の狭さは以前から問題になっており、また再発を防止する上では、車の回転半径等を考慮した作業しやすい面積を確保する必要があるかと考えます。

                                      以上
______________________________________

上記の事故報告文例のように、重要な部分を冒頭に持ってくる、この人身事故等は、会社においては『労災』の問題がありある意味では大変重要なことになる。

 つまり、事故及び修復の状況そして、経過、処置の事実を述べる、できれば図解を使用した方が良い場合もある。
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.08 Monday 10:35 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 事故報告書の書き方文例(2) ]

事故報告書の書き方文例(2)

< 事故報告書の書き方文例(2)の記事はココから >
事故報告書の書き方文例(2)

 前回では社内工場内での物理的事故に対する報告書の書き方の文例をあげましたが、今回は事故は事故でも文書的な静的事故を取り上げたいと思います。

 つまりこの静的事故、例えばクレームに関するような問題、また記述ミスでの問題に対する対処ですね。

          事故報告書の書き方文例(記載間違いについて)

______________________________________

総務部長 殿
                             第一営業課長

                 請求金額記載の間違い

 ○○工務所からの記載クレームについては、下記の通りの経過にて発生したものと思われます。
 また○○工務所には、手みやげを持参し、営業担当の○○ともども謝罪におもむき、先方に謝罪したところ、ご納得いただくことができましたので、合わせてご報告いたします。

                     記

1,事故内容
  先々月の6月の請求分をこちらのコンピュータのオペレーションミスから二重請求となってしまい、○○工務所様におかれては気がつかずにそのまま二重請求した金額、『142000』を当社に振り込んでしまいました、しかし○○工務所の社長が気がつき「お宅の経理はどうなっている」との抗議の電話を頂戴しました。

2,事故発生の原因
 当方の単純ミスつまり、上述したとおりのオペレーションミスと判明。

3,事故後の処置

1,○○工務所から○○月○○日に抗議があり、直ちに二重請求した金額経理課を通じ返金、同日営業担当の○○が同店に謝罪の電話を入れた。

2、 翌日、営業担当の○○共々○○工務所に出向き、内情を説明し、先方のご納得を得た。

4,措    置

1,今回のオペレーションミスは新人の○○まかせたことに問題があるが、あくまでもそれを確認して了承するのは経理課用責任と考える。

2,二重請求防止を事前に防止するプ経理ログラムの採用の検討、人的ミスとはいえそれを事前に回避するようなシステムがあってもいいと考える。

                                      以上

______________________________________

 上記のような些細な事故も実際には多いのです、些細なことと思わず、すぐの対応が、先方の心証を良くし、また社内業務改善にもなる場合があります。

 事故報告書に限らず、しっかりと解りやすいビジネス文書はあなたを助け、そして会社を盛り上げるのですね。
< 事故報告書の書き方文例(2)の記事の続きはココから >
< 事故報告書の書き方文例(2)の記事はココまで >
| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.08 Monday 11:21 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 事故報告書の書き方文例(3) ]

事故報告書の書き方文例(3)

< 事故報告書の書き方文例(3)の記事はココから >
ビジネス文書、事故報告書(印刷間違い)

○ この文書の印刷間違い、つまり校正ミスも、よくある間違いですが、特に手書きは5とか8とか0と6のように取り違いも多い、特に手書きは注意したいし、またワープロ的な場合でも数回読み直しできれば、他人に読んでもらうぐらいの手間はかけるべきでしょう。

○ またこのような場合は損失した金額が解れば必ず記入したほうが良いでしょう。

○ 監督責任がある方の場合は、自分の反省文章を入れるのが望ましい。


______________________________________
                              文書番号12345
                            (○○年○○月○○日)

代表取締役 ○○一雄 殿
                             管理課長 ○○雄一

      落成式祈念の招待状の印刷間違いについて(事故報告書)文例

 当社新社屋落成記念披露パーティーの日時記載の誤りは下記の通りです、責任者として、申し訳なく感じている次第です。

 なお、招待状のは改めて印刷し直し、すでに正しいものを発送いたしましたので、合わせてご報告いたします。

                      記

1,印刷間違いの箇所

  (1) 開催日時・・・・・28日を25日と印刷

2,印刷ミスの原因

  (1) 手書きでの原稿であったために、5が8に見えるような書き方で、印刷所では5と印刷したようです、校正の段階でも5に読んでしまい、築かず印刷に回した。

3,担当者・・・等課  高橋○○

4,損失費・・・印刷代ならびに印刷葉書   金額○万円

5,処 置

  (1) 会社の大事な新築披露宴のパーティーの招待状に誤りの期日があっては大変失礼と考え、時間的な余裕もありましたから印刷の刷り直しを行った。

  (2) 高橋には、今後文書のチェック体制を第三者も交え、よく確認してから印刷所に渡すこと、ならびに校正の段階でも単独ではなく、複数の人で確認する旨を伝えた。

本人も今夏の失策を深く詫びていたために、叱責のみの処分にしました。

6,私の反省部分

 最終責任は私にあり、全てを高橋にまかせておいたのが原因です、私も一緒に確認すべきでしたし、指導が足りなかったことも反省しています、そして会社に迷惑をおかけしたことについて、お詫び申しあげます。

                                      以上

______________________________________
< 事故報告書の書き方文例(3)の記事の続きはココから >
< 事故報告書の書き方文例(3)の記事はココまで >
| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.08 Monday 17:33 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 研修 報告書 書き方 ]

研修 報告書 書き方

< 研修 報告書 書き方の記事はココから >
研修会報告書の書き方の場合のポイント

○ 研修会の件名、研修内容、開催日時、場所、講師等は必要事項になります。

○ 研修内容にによりますが、その場合は別紙にとりまとめ、本文においては、要点・概要に絞った書き方をする。

○ 自分の意見を最後に取り混ぜる。

______________________________________

              研修会受講報告書の書き方(文例)

 このたび、下記の研修会に参加いたしましたので、ご報告いたします。

                      記

開催のテーマ:  営業店の事務と対応(窓口での対応とサービス)

開催日時  :  平成○○年○月15日

開催場所  :  都内○○ホテル孔雀の間

講  師  :  財団法人 ○○人材育成委員 渡辺○○氏

研修内容
 主たる講義内容は下記の通り
    (1) 事務の基礎知識(事務の心構えと、金融関係の事務処理)
    (2) 計算事務の基礎知識(計算事務の役割)
    (3) 窓口対応の基本的心構え(対応とサービス)

  それぞれの詳細は別紙にて添付

  研修を終えての感想

 窓口業務という一件単純に見える仕事であっても、これが我が社の第一印象ということはとても重要なファクターとして考えるようになった。

 そして、接待とは何か、本来のマナーとエチケットとは何か、印鑑の意味や、金融機関での事務処理がどんなものかを改めて理解できたことは今後に生かせることになり、大変有意義な研修会になりました。

                                      以上

______________________________________
< 研修 報告書 書き方の記事の続きはココから >
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.09 Tuesday 09:20 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 出張 報告書 書き方 ]

出張 報告書 書き方

< 出張 報告書 書き方の記事はココから >
出張 報告書 書き方

○ このビジネスマンにおいて必要書くべからずの出張ですが、まず目的によって弱冠の違いはあるにせよ、大きくは社内の業務報告の延長にすぎず、違いは出張先を明記することでしょう。

○ またビジネスでの成果をさりげなく強調し、重大なトラブル等の陰徳、根拠のない希望的観測は厳禁ですね。

○ 箇条書きを多いに活用し、簡素で必要事項をまとめましょう。

出張報告書の書き方(文例)

______________________________________

        東北5市の代理店への販売促進のための出張報告

 去る七月五日から、一週間、福島、仙台、鶴岡、盛岡、青森の東北5市の代理店へ、当社の新製品(RR−2B)の拡販をお願いに出張しましたので、下記の通り報告します。

                    記

1,当社(RR−2B)に対しての反応

 今回の東北各代理店様においては、特に販売の中心になっていた当社の(RR−1B)の売上げが他社(○○製作所製、ギャラクシーZ)に引き離され、当社の対抗策としての新製品(RR−2B)をこころ待ちしていたとのこと、特に鶴岡の代理店様、山沖社長は場で、五〇セットを注文いただき、他の代理店様におかれても、早速営業活動の中心としたいとのことでした。

2,代理店の動向

 代理店はやはりマーケット内での販売に有利な商品にたいして敏感です、まだまだこの東北地区は代理店の力が大きいので販売価格は安定しているものの、都市部、特に仙台市内においては、代理店のみならず、ディスカウント的な販売が行われ、金額競争が起こっているようですが、しかしこの(RR−2B)等はやはりメンテナスが命の部分がありますから、じっくりと落ち着いた販売計画を立て直す必要があるかもしれません。

3,所   感

 しかし東北地区はこの分野ではまだまだ、未開発に近く販売量は現在のもくろみの年間600ケースの三倍の1800ケースはクリアーが可能と思われる、ライバルの(ギャラクシーZ)が年間700ケースと聞いていますから今後の売上げ増加が見込める地区と考えられます。

_____________________________________


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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.09 Tuesday 15:28 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 業務 報告書 書き方 ]

業務 報告書 書き方

< 業務 報告書 書き方の記事はココから >
業務 報告書 書き方

○ 業務報告書の書き方の場合、正しい現在おかれている状況を述べますが、所感として自分の感想を認める場合は、根拠になるデータをもとにしなくてはならない。

○ 業務内容が多い場合は、箇条書きにすることが有効でしょう。

○ 最後の所感はだらだらとしたとりとめのない文面では困ります、しっかりしかも簡素に仕上げる。

業務 報告書 書き方(文例)

______________________________________

              平成○○年10月度月決算業務報告書
概要
 今年の10月についての売上げは、夏場の8月9月から見れば弱冠ですが売上げ上昇の気運が見えましたが、しかしこの夏の猛暑における影響は、消費者の私どもの製品の購入意欲を削いでいると考えます、しかし8月9月の売り江下減はこの10月の工場生産をフル稼働しても追いつかない数字と思われます。

 また他社の販売戦略が全国ネットに広がりつつあり、今回の一大キャンペーンは当社のマーケットを浸食していると考えます。

 したがって今回の売上げ低下は、自社のみの原因とは考えにくく、新製品の投入また、販売時期と生産数量の管理、または当社も全国展開を考えるイベントを考慮すべきと考えます。

 今月の売上げ状況ならびに、売上げ商品筋は、下記の通りです

                  記

■ 売上げ状況・・・・・月間売上げ2億3400万円、目標に4000万円達せず、前年比10%の低下

■ 売上げ商品のトップは○○○、前月比25%の増、下落が激しいのがxxxxx、同前年比30%の低下

                                      以上
______________________________________
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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.09 Tuesday 16:22 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 報告書 書き方 例(会議参加報告書) ]

報告書 書き方 例(会議参加報告書)

< 報告書 書き方 例(会議参加報告書)の記事はココから >
報告書 書き方 例(会議参加報告書)の場合も、誰が読んでもすぐに理解できる、簡単明瞭な書き方をするのは当たり前として、この会議出席の報告書(レポート)も箇条書きを勧めます、そして決定事項については詳しく書き、そして所感を最後に加えてください。

会議参加報告書の書き方(文例)

_______________________________________

         新製品コロライドBBの販売戦略に関する会議参加報告

上記の会議に参加いたしましたので、下記に結果通り報告します。

                   記

日 時   平成○○年○月○日(金) 13:00〜15:00

場 所   東京文化○○会館第二会議室

出席者   ○○製作所 取締役専務  加賀○○氏  同常務取締役  本庄○○氏
      同販売部長 土佐○○氏  同販売企画推進員 薩摩○○氏

テーマ   新製品コロライドBBの販売戦略

経 過   (1) 販売企画推進員 薩摩○○氏より、新製品コロライドBBの性能、他社比較、またキャンペーンの企画の内容と売上げ目標の説明。

      (2) 販売部長 土佐○○氏より一層詳しいキャンペーンの骨子がつたえられた。

      (3) 社運をかけての新製品とのこと、同社においても本年度の売上げの中心となる可能性を示唆され、拡販の拡大を周知徹底してもらいたい旨を伺った。

      (4) 同行の当社管理課長、長州○○より新製品コロライドBBのアフターサービスの面について質問をしたが、万全の体制とのことにて了解する。

      (5) キャンペーンの予算、ならびに期間等について討議する。

会議での決定事項

 1,キャンペーンの時期は○月○日より、○月○日の○○日とし、特別割引で30%OFFとし行うこと。

 2,当代理店のマージンをキャンペーン中は通常の10%から15%にアップする。

 3,特別に販促の人員を2名から3名をピックアップする。

                                      以上

_____________________________________
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< 報告書 書き方 例(会議参加報告書)の記事はココまで >
| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.10 Wednesday 11:46 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 報告書(レポートの書き方) > 業務 報告書 書き方(業務報告レポートの提出) ]

業務 報告書 書き方(業務報告レポートの提出)

< 業務 報告書 書き方(業務報告レポートの提出)の記事はココから >
業務 報告書 書き方(業務報告レポートの提出)の第二弾として、グラフや表を交えビジュアルな表現も説得力がある。

業務報告書・業務レポートの書き方のポイント

1,現状と共に、今後の傾向を表す、つまり業務の報告とは現状がどうなのか、今後はどういう推移をたどるのか、それはどのような推測からきているのか、そしてそのために重要なことはどこかを説明する必要があります。

2,また業務報告書の書き方として計画と、実績の対比はかなり重要なポイントになるので、業務報告レポートでは常に計画との対比を交えた文書にしてください。

3,もちろん具体的かつ正確な文書は当たり前で、当然、表やグラフはそれに準じた業務報告書になっている必要があります。

4,また表やグラフは視覚的な効果がありますが、それぞれの特徴もあり、それを心得た、状況に合わせた適切な使い方が必要になります。


出荷状況報告書の書き方(文例)

業務報告レポート


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| カテゴリ : ビジネス文書 報告書(レポートの書き方) | 2007.10.10 Wednesday 13:39 | - | - |

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