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不当な抗議に対するお詫びと反駁の文書

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     不当な抗議に対するお詫びと反駁の文書 文例

 不当ととも取れる抗議文などが企業に届けられることがあります、例えば昨今の食の安全性などがとみに騒がれ、食品生産企業などはそのための対応に苦慮している。

 何でもかんでも【クレーマー】でもあるまいしとも思える抗議文や異物混入はたまた、故障、製品の破損等にたいするクレームですね。

 しかし、自分の企業の生産ラインに自信がある場合、または「これは不当な抗議に違いない」と判断したら、不用意に必要以上に寛大な態度は慎むべきでしょう。

 下手をすればかえって不利な条件を突きつけられたりする場合も考えられますから十分に注意する必要があります。

 また、一般消費者に限らずですが、あまりにも不当な抗議と判断したら、法的手段も辞さないかまえを見せることも場合によっては必用かもしれません。

 しかし、物事に100%は有り得ませんので、慎重かつ丁重さを欠いた文書であってはいけませんので・・・少し難しいかもしれませんが十分注意した文書を心がけてください。

     商品破損に対する抗議文に対する反駁の文書 文例

不当な抗議文 回答例 反駁 文書 文例

拝復 春陽の候ますますのご清勝をお喜び申し上げます。常々当社製品をご愛顧いただきまして、心より厚く御礼を申し上げます。

 さて、昨日(5月2日)付貴書を拝読するに○○の商品が破損していたとのお叱りを頂戴いたしました。

 しかし、小社においては、日頃の商品管理ならびに検品体制には万全をつくし、包装・梱包そして運送に関しては細心の注意を傾注しておりますので、今回のご指摘ははなはだ理解に苦しむものです。

 未だかつてないご指摘に小社としては対応に苦慮するところでございます、ご存じのように、同製品の破損が荷解き前か荷解き後かが客観的に判定がつかない以上、安易に小社としては返品に応じるわけにはまいりませんので、悪しからずご了承賜りたく存じます。
                                      早々

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| カテゴリ : ビジネス文書 確認・照会の文書 | 2008.05.01 Thursday 12:06 | - | - |
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不良品との抗議文に対する反駁の文書

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     不良品との抗議文に対する反駁の文書

 生産された商品について消費者は思わぬ所に対してクレームを指摘してくる場合が多い、つまり想定外の問題点の浮上です。

 しかし、企業としてはこの問題点への指摘要項を無視するわけにはいきませんし、また勘違いや説明不足また、取り扱い説明の不備なども考えられます。

 反駁の文書を書くポイントとして、例えばこちらに不備や落ち度がないと判断しても今後の影響を鑑み、感情的にならない釈明を丁重かつ理路整然と説明することが重要です。

 また、釈然としない不当ともいえる抗議文に対しては、ともかくもこちらの正当性を断固、主張してもいいのですが、時と場合がありますので十分注意した文書を心がけることが重要です。

     不良品との抗議文に対する反駁の文書 文例

クレーム 説明 反駁 文書 文例 ファーマット

拝復 このたび当社製品をご利用いただきまして誠にありがとうございます。

 さて、御社様からのご抗議文、確かに拝見いたしました、貴重と思えるご意見を頂戴し小社としては深謝いたすところでございます。

 今回の指摘いただいた、○○○の蒸気噴出問題ですが、パッキンの不良との指摘に小社としてその問題を重要し幾通りの検査実験を試みましたが、同製品に関して同じような症状を確認できませんでした。

 しかし、気になる部分としては製品そのものより小社の取り扱い説明書に分かりづらい点があったかもしれません。

 確かに製品ユニットを取り付ける方向等に問題はないですし、規定圧力にも問題がないようですが、ただ一般蒸気と異なり、御社の場合、○○ガスを含んだ蒸気を使用する事例がございません。

 当社としても○○ガス使用の蒸気が使用されるとは想定外のことですし、商品説明の段階で承知いただいていることと認識しておりました。

 今後は、商品説明ならびに取り扱い説明書をさらに分かりやすくし、皆様にご理解をいただけるよう勤めたいと存じます。

  御社との認識相違があり、ご迷惑をおかけしてことは小社を代表してお詫び申し上げますし、今後この商品を拡販するにあたって貴重なご意見を賜り、改めてお礼を申し上げます。
                                     早々
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| カテゴリ : ビジネス文書 確認・照会の文書 | 2008.05.03 Saturday 13:18 | - | - |

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