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ビジネス文書 依頼文の書き方

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ビジネス文書 依頼文の書き方

■ 依頼文の書き方の要点として、まず依頼の文書を書く前に、あなたは、もしくはあなたの会社と依頼したい会社ならびに個人、団体等との関係はどうかをよく調べる、つまり日頃のお付き合いがどうかということです。
 頻繁に依頼や要求ばかりをしていては、なかなかいいづらいものですし、常に依頼を受けるような体制で相手側と付き合っていなければ、いざというときには断れれてしまうこともあります。

■ いくら親しくとも、大きな金額をやり取りしているお付き合いの協力会社さんであっても、丁重な姿勢で依頼する旨を伝える。
 依頼は相手にとっても負担の大きい行為の場合もありますから、いくらこちらの立場が上であっても、ぞんざいな態度はあなたと、あなたの会社の品格が問われます。

■ 簡単明瞭な依頼を心がけ、何日の何時まで、何が目的で何々と何々をどのようにしてほしいのかを明確に伝える。

■ ビジネス文書の基本として、依頼などの行為の文書には、熱意が感じられなければ、文面として力のない、無味乾燥なものになってしまいます。
 当然に事務的な冷静さは必用ですが、依頼文には『静かなる力』が漂わなければいけない、この『静かなる力』が相手に行動を起こさせることになります。

■ そして、上記のごとく、事務的冷静さとは、決して依頼する会社へのメリットを強調しすぎてはいけないということです。
 つまり、『今回協力していただくことにより、御社の売上げは倍増するでしょう』といったメリットだけを強調してはいけません、それが適わないときは不信感が残るだけです。この場合はしっかりした裏付けがない限り使ってはいけません。


依頼文書の書き方(文例)
依頼文書

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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.02.03 Sunday 17:06 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > ビジネス文書 残高確認 ]

ビジネス文書 残高確認

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 ビジネス文書の中で残高確認の文書がありますが、これは売上金を確認するための経理上の事務的なビジネス文書ですから、当然に簡単かつ明瞭な文章か求められます。

 また、この残高確認の場合は、返信用封筒を添付するのが礼儀になっていますね、内容的にはある意味で分かり切ったことですから、特に理由等の記述は不要です。

 そして、未精算分などがあった場合は、別紙にて添付した方がいいでしょう。

ビジネス文書の中で残高確認の文書(文例)

残高確認の手紙




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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.02.20 Wednesday 16:14 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > 取引依頼文の書き方 ]

取引依頼文の書き方

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 ビジネスの場面に限らず、会社同士、個人同士で、外部の機関や個人に対して頼み事として、『依頼』の文書を書きますが、例えば、一口で、依頼の文書といっても、ビジネスの世界では、新規取引の依頼、はたまた借金に関する依頼、また、原稿執筆ならびに、就職斡旋の依頼の手紙など様々です。

 等を鑑みれば、この『依頼』をするという行動そのものは案外に多いものですね、そして、この依頼は金銭的問題は別としても、相手の人にお骨折りいただくことですから、礼儀を付くし、相手の好意や同情を得るような文書に仕上げることが大切です。

 依頼文を書く場合のポイント

■ 依頼の目的、種類そして範囲をきっちりと書く、例えば遠慮が先に立ちすぎて、結局のところ何が目的か解らないような、依頼文ではいけないですから、曖昧な表現ではなく、依頼や目的をしっかり伝えた文章に仕上げましょう。

■ 依頼の場合、決して先方の『ご足労』ばかりではなく、物品などを借用する場合もあります、この場合は、借用したい理由、期限を明確にし、次に相手の都合を訊ねる文書を続け、最後に「できればよろしくお願い申します」といった言葉で締めくくってください。

■ 依頼の中では信用調査ならびに、身元調査を依頼する依頼文もあります、この場合は当然に秘密厳守は当たり前ですね、しっかり約束したいものです。

依頼の文書 文例(取引依頼の依頼文 文例)

取引依頼の文書

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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.02.21 Thursday 16:30 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > アンケート 依頼文 ]

アンケート 依頼文

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 数多い、依頼文にあって、アンケート 依頼文を書く場合もあります、ちなみにビジネス上での代表的な、依頼文書の種類としては・・・・

 “稜箘兮の依頼文

◆.▲鵐院璽板敢困琉様衒

 手紙の書き方依頼文

ぁ―房 依頼文

ァ々峪 依頼文

Α仝積送付 依頼文

А〇駑狙禅瓠^様衒

 等々ですが、いずれにせよ、お願いするという誠意を持ったビジネス文書に仕上げることが肝心で、それがどんな相手にせよ、礼儀と作法に準じたものでなくてはいけません。

 そして、アンケート依頼文の場合は案外に面倒なことをお願いすることも多いので、礼儀を欠いた文書では困りますね。

アンケート依頼文を書くポイント

■ 返送の期限を忘れずに記入する。

■ アンケートの目的や主旨を、明確に伝える依頼文の書き方にする。

■ アンケート関係の書類が多い場合には、別紙明細書を添付する。


     アンケート 依頼文の書き方(例文)

アンケート 依頼文


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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.02.27 Wednesday 13:19 | - | - |
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寄稿(執筆)の依頼

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     寄稿(執筆)の依頼文の書き方

 寄稿の依頼によらず、依頼の本質は、こちらの考えていることを相手にしてもらうことです、つまり紹介や、就職または斡旋をお願いするような、相手の好意にすがる場合と、講演や執筆の依頼など、相手の助力を求める場合があります。

 依頼文書の手紙を書くポイント

 [磴鮨圓して熱意を伝える

◆^様蠅量榲を明示する

 手紙での依頼する失礼を詫びる


      寄稿の依頼文(文例)

寄稿依頼文

※ 依頼の手紙の決まり文句

1,勝手なお願いとは存じますが、よろしくご高配のほど、お願い申しあげます。

2,ご多用、ご多忙のところ誠に恐縮ですが、よろしくご高配のほど、お願い申します。

3,何とぞ、ご協力賜りますよう、お願い申します。・・・・等々



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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.02.29 Friday 14:27 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > 値下げの依頼文 ]

値下げの依頼文

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     値下げ依頼文

 ビジネスでの依頼文での書き方の注意点として、繰り替えしにはなりますが、依頼(要求)を社外、社内に問わず、『なぜならば』といった事実かつ、具体的に説得力のある、文書が必用です。

 特に値下げの依頼文の場合、少なくとも相手に負担をかけることですし、当方の思惑だけで単に『安くしてほしい』の一点張りでは社会通念状問題が出てきます。

 とはいえ、会社の死活問題とまでは行かなくとも、自社へのメリットは大きいはずですから、説得ある値下げの依頼文を考える必用があります。

 また、具体的な値下げ幅を文書化しない方がいい場合もある、これは事が大きい場合や、相手との力関係で、最終的には営業マン同士の話し合いで決まるかもしれませんが、まずは、値下げの依頼文を送付してから、相手の出方を見守る方法もあるということです。

     値下げ依頼文の文例

値下げ依頼文

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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.03.10 Monday 10:38 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > 売掛金精算の依頼文 ]

売掛金精算の依頼文

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     売掛金精算の依頼文

 期末での売掛金精算の依頼文の場合、普通は別紙に計算書を添付し残高を明記して、支払期日を事務的にまとめる、また相手にもよりますが礼儀正しく書くことと慇懃過ぎることとは違いますので、売掛金精算の依頼文の場合、程々の表現にとどめましょう。

     売掛金精算の依頼文の文例

売掛金精算の依頼文

 拝啓 時下ますますのご盛業の由大慶に存じます。平素の小社にたいする格別なご支援を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、当社本年度上半期(平成○○年度4月〜10月)決算における御社の売り掛けは、別紙の通りです。
 つきましては、貴社帳簿と確認のうえ、多忙のところ恐縮いたしますが、ご参照くださり、指定日までご送金くださるようお願いします。
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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.03.16 Sunday 19:19 | - | - |
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納期変更の依頼文

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     納期変更の依頼文の書き方

 卸元ならびに製造関係での納期の変更は常に付きまとう問題ですが、電話で簡単に「○○の商品納期間に合いませんので了承いただきたいのですが」や「先方からの要請で納期何とか早くしてほしいのですが」等・・・・・・で済めば事は簡単ですが、製造のスケジュール、卸のルート等により発生する変更を相手先に強いるわけですから、電話ならびに、依頼文を作成し相手に理解と協力を求める必用がある場合もありますね。

 納期変更の依頼文を書くポイントとして、相手もすでにスケジュールを立てているわけですから、当然に丁重な文面が要求されます。

 また、お互いの力関係にもよりますが、承認することによるメリットなどがあれば、必ず伝える文書にしてください。

     納期変更の依頼文の書き方 文例

納期変更依頼文の文例

拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。
 さて、小社注文書 08-88-14にて発注させていただいております、○○部品の件にてお願いがございます。
 昨日、受注先よりの要請で納期を3月31日より1週間早めてほしいとの連絡がございました。
 突然のことで、当方としても困惑しており、御社においてもスケジュール等の変更を強いることとなり遺憾に存じますが、何とぞ3月24日までに到着するようお願い申し上げます。
 先方としては、早期納品が可能であれば、さらに追加注文として200セットを上乗せするとの確約もいただいております。
 今回、御社の協力がいただければ、小社としてもお互いの関係強化が深まり、一層の注文増につながりますので、何とぞ事情をお含みおきいただければと考えます。
 なお、先方への回答の都合上、早急なご検討をいただきたく存じます。
 取り急ぎお願いまで。                          敬具
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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.03.22 Saturday 12:52 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 依頼 > 請求書送付の依頼文 ]

請求書送付の依頼文

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     請求書送付の依頼文 文例

 請求書送付の依頼文に限らず、見積書や納品書の送付がときとして遅れる企業がありますが、送付の依頼の文書の場合、基本的には注意を促す程度の文書にとどめましょう、怠慢的と責める文書は感心しませんね。

 また、こと請求書の場合、締め切りまで必着すれば、支払に間に合う旨を伝えましょう、そして当社の経理処理上に困ることも伝えましょう。

     請求書送付の依頼文 書き方 文例


請求書送付依頼 文例 書き方


拝啓 いつも格段のご愛顧に感謝いたします。

 さて、早速ですが、当月分貴社の納品代金の請求書が届いておりません、至急お調べの上、当社にお送りくださるようお願い申します。

 なお、貴社へのお支払いは、毎月25日締めの翌10日となっておりますが、今月末までに当社に請求書が到着しない場合は、お支払いが翌々月になってしまいますので、その旨をご承知ください。

まずはお願いのみ。
                                     敬具
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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.03.31 Monday 20:24 | - | - |
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支払猶予・延滞の依頼文

< 支払猶予・延滞の依頼文の記事はココから >
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     支払猶予・延滞の依頼文の書き方


 企業にあって、支払い猶予ならびに延滞をお願いせざろう得ない場合もありうることです、不可抗力とまではいかなくても経理関係のホストコンピュターのトラブルとか、または取引先のトラブルによる入金遅れ・・・等々があるでしょう。

 しかし、それはそれ支払側には何の問題がない場合、信用不安を起こさないことが一番ですし、もし資金繰りの場合は単に一時的に過ぎないことを強調することが大事です。

 また、いつ支払えるか、支払できる根拠はどこにあるかを明確かつ具体的に文書化することも重要です。


     支払延滞(猶予)の依頼文の文例

支払延滞・猶予の依頼文 文例 書き方


拝啓 貴社いよいよご盛業のこことお喜び申し上げます。毎度格別なご愛顧を賜り、深謝申し上げるしだいです。

 さて、今月5月支払の請求書を本日頂戴しましたが、つきましては汗顔の極みで恐縮いたしますが、折り入ってご相談したいと考えます。

 今回のご請求額365万円のお支払いを6月末日までご猶予いただきたいと存じますがいかがなものでしょうか。

 延滞理由は、弊社の大口取引先(○○工務店)がご存じのように先月倒産した旨はご存じかと思いますが、それが発端で一時的に弊社の資金繰りに支障をきたしました。

 しかしながら、6月20日には他の取引先より確実に950万円ほどの入金予定があり御社とも取引があると存じますが○○建設でございます。

 それにより、御社への6月の支払に必ずや充当可能ですので、貴社に更なるご迷惑をおかけすることは決してございません。

 かかる勝手をお許し願いたいと存じ上げます、事情ご賢察のうえご猶予くださいますよう謹んでお願い申し上げます。
                                      敬具
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| カテゴリ : ビジネス文書 依頼 | 2008.04.01 Tuesday 11:08 | - | - |

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