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ビジネス文書と役割

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■ ビジネス文章の役割と目的

正しいビジネス文書とは多すぎる情報からの開放である?   とは?

 昨今の未曾有ともいえる情報の氾濫が招く弊害もあったりで、いずれにせよパソコン、携帯、衛星通信といった新しいメディアからの膨大な情報のやり取りが一般化しつつあります。


 一刻一秒をあらそうビジネスの現場では、リアルタイムにしかも正確な情報が求められる、会社をまして自分の進退伺いまで考慮するような緊迫した状況もあり得る。


 いずれにせよ今後の通信スタイルはますますの高性能が求められるのは自然の流れかもしれないし、またそうであるだろう。


 しかし、従来の通信手段がなくなるかといえばそんなことはない、つまり手紙や文書というものは例えば電話の登場によって姿を消したかといえばそんなことはありませんでした。


 手紙を含めたビジネス文書は、ますます発展した感が否めません、つまり文章を残すことができるという最大限の利用価値は依然として確固たる位置をしめ、ましてインターネット時代に入っても、国民の100%がパソコンや携帯を所有しているわけもなく、まして文書を見るのにわざわざパソコンの電源をいれる煩わしさ考えれば印刷物に限らず、文書化されたものを読み理解する、簡便さは何と言っても便利です。


 ペーパーレスが言われて久しいがネット上に氾濫した裏付けのない無味、無駄の氾濫を憎々しげにも思う昨今です。


 絶対はなくとも、印刷物での言葉や情報がより確かに信頼をまして来たこともある、自分の将来や、家族さえ巻き込んでしまうかもしれない幸福の文書もあれば、不幸のどん底におとしめる事がある文書だって存在する、また文書で会社を作ることもできますし、会社を潰すことだってできるのです。


 繰り返しですが、自分を幸福にできる文書に限らず、言葉でさえも他人を不幸のどん底に突き落とすこともできるのができるのです、まして文書となれば、言葉はその時で消滅するかもしれませんが、文書は違います、正しい文書であれ、まちがった文書であれ、下手をすれば末代まで残るものですね。


 ビジネス文書といえども心が通ってこそです、手紙の有効性が今後ますます期待できる時代に入ったともいえるでしょう。

ビジネス文書 文例
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.16 Sunday 11:24 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文章の品格と常識 ]

ビジネス文章の品格と常識

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■ ビジネス文章の常識と礼儀

 ビジネス文書の常識としてまず必要なことと問われればまず第一に正確な表現であり解りやすく、つまり読みやすい、伝えたい情報に誤りがないということに尽きる。


 相手方や、社内においていかに経費のロスを少なくし、経費ばかりでは信頼まで失うかもしれない、数値の誤りなどはその典型でしょう。


 7を1に間違えて伝えるようなことでは、仮にもしその他の文章が100点であったもそのビジネス文章は0点としか捉えられなくなってしまう。


 ではビジネス文章は正確無比な文章の塊でも構わないのだろうか?・・・・例えば、相手注文先に「罫紙A4 100冊 5月16日日着 社内注文番号110」とだけの注文書を送ったとしよう。


 もちろん、相手との関係上を考えれば、これで充分かもしれませんが、しかし無味乾燥にも考えられますし、ぞんざいな扱いにも捉えられます。


 人と人の関係もそうですが、会社対会社の関係は必ずしも上と下といった上下関係だけではない、例えば上記ように購入者と使用者といった関係とは別にお互い同じ立場で購入者でもあり使用者でもあり得る場合も多い。


 世の中どんなふうに変わって行くかもしれないのです、このような場合例え簡単な注文書であったも基本的礼儀をわきまえる必要があります、将来を見据えた大人の対応が必要です。

 
 「貴社の御清栄大慶に存じます、お忙しい中でのお手配よろしくお願いいたします、罫紙A4 100冊 5月16日日着 社内注文番号110」


 といった文章であれば受ける印象は別物になってしまいますね、このようにビジネス文章は感情が入り込む要素がなさそうであっても、文章の書き方一つで変わってしまいます。

 ビジネス文章からあなたの礼儀作法と品位が必ず見え隠れします、ビジネスにおける文章が正確でさえあればいいという無頓着な考え方ではあなたの将来の方向性に暗い影も見え隠れします、相手に好印象を与えることは、思わぬビックチャンスをもたらすことも多いのです。


 常に真っ先に相手を考え、そして自分を考える文書づくりを目指して努力してみましょう。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.16 Sunday 11:30 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文書の種類と性格 ]

ビジネス文書の種類と性格

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ビジネス文章の種類と性格

 単に一口では言い表せないほどこのビジネスで活躍する文章の種類は多い、まず大きくわけるとすれば、社内文書と、社外文書に分けられる。


 社内文書の場合は、各部間、各課間、支店間、本社と支店、支社間、上司と部下、部下と上司といった所などで交わされる文書、文面です。


 社外文書においては、取引メーカー、及び顧客に対する文章で、通常の製品の取引の為の文章から、就任の挨拶文、招待のセールスの案内状などがあいさつ文として用いられます。


 基本的文章の違いは、社内であれ社外であれ、対人間関係をスムーズにする観点で考えればそう違いはないが、特に異なると言えば、礼儀の配慮ということに落ち着く。


 つまり、社外文書は礼儀で始まり、礼儀に終わる例えば、儀礼的な季節のあいさつ文から始まったりしますが、社内文章では基本的にはそれらを省略する。


 繰り返しとして、社外文章は大いなるコミュニケーションの円滑化の一端として、少数額の取引においても、礼儀作法、常識、品格を失ってはいけない。


■ ビジネス文章の種類

 ● 社内文書
1,届け出文書

2,伺い文書

3,指図の文書

4,採用関係の文書

5,報告書

6,通知書

7,記録文書


● 社外文書(社交の文書)

1,あいさつ文(挨拶状)

2,お祝い状

3,案内状

4,招待状

5,照会状

6,推薦状

7,お礼、お見舞い状、お悔やみ状

● 社外文書(取引先との文書)

1,注文書

2,通知書

3,依頼状

4,督促状

5,照会状

6,断り状等・・・・

● 社外文書(私信)

1,お祝い状

2,お見舞い状

3,お礼状

4,死亡通知

5,お悔やみ状


 とまあ実に多種多様です、また社外文書とはいえ過度の丁重な文面でも問題はある、長々と季節あいさつ文が続きすぎ、肝心要なビジネスの要点がぼやけては何もならなくなってしまう。


 いずれにせよ相手も、自分も忙しいのであるから、その場その場の臨機応変な対応が必要でしょう。


 また社内文書においては特にスピードが優先ですから、用件を的確に迅速伝えることを原則としますが、社内で親善のための通知やよりよく他の部署とコミュニケーションを考えた場合はスピード重視ばかりではなく、やはりここはじっくりと言葉を選ぶようになるでしょう。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.16 Sunday 17:49 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文章の書き方と心構え ]

ビジネス文章の書き方と心構え

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■ ビジネス文章の書き方と心構え

● しっかりとした文章(正確に)

 ビジネス文章の基本は当然に正確であるつまりあなたの言わんとしていることが正しく伝わるということが目的です、もちろん一般の文書や手紙、メールも同じですが、ことビジネス文書においてはこの部分が重要視されます。

 思わぬトラブルの原因は不正確な文書や言動からがほとんどですが、それを未然に防ぐ手だてとしては、やはり前もっての正しい情報の収集や資料の閲覧でしょう。

 面倒な部分もあるかもしれませんが、それを怠った為の後日のトラブルでの苦悩を考えればお安いものです、またこの誤りや情報不足はテレビや新聞での情報にさえ頻繁にあることですので、あなたの独自情報源があればそれを活用するべきでしょう。

 そして重要なことは一度書いた文書の読み直しや校正をしっかり行うことが必要です、人はどうしても「思いこみ」が強いものです、もしできることであればミスの解消もふくめ、心許した同僚に一度チェックしてもらうことも必要です。


● シンプルにした文章

 簡潔にして明瞭これがビジネスにおける文章の基本です、昨今の電子メールおけるあのだらだらとした不快ともとれる意味の分からない文章をご覧になる場合もありますが、要点をしっかり捕まえた文章であれば、お互いに忙しい中ではそれが全てになってしまいます。

 いくら、会社での重要人物場合ついつい礼を尽くした文章を考えたくなりますが、むしろそんな人たちほど忙しい訳ですから、簡潔しかも明快な文章や手紙を望んでいます。


● 礼儀をわきまえる

 ビジネス文章の書き方が正確無比が信条とはいえ、失礼であっては当然にいけないつまり最低のルールが必要

1,文字間違い

2,乱暴な文字

3,誤字脱字が多い

4,事実と異なる(想像で物事を伝える)

5,書き損じを修正しない

6,結局ないが伝えたいのかがよく分からない

7,文書構成が成り立っていない

8,敬語の使い方が不適切

9,鉛筆やサインペンで書いてある

10、メモ用紙程度を便せん代わりに使う  等々・・

 言われればもっともと思えることばかりです、そして社外文章の場合は自分が会社の代表のつもりで、しっかりとした心構えを持ってマイナスイメージを持たれないようなビジネス文章の書き方を心がけてください。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.17 Monday 09:47 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文章は心を込める ]

ビジネス文章は心を込める

< ビジネス文章は心を込めるの記事はココから >
ビジネス文章は心を込める

 この事務的であれといわれるビジネス文章です、つまり感情を抑え、飾ることを嫌いシンプルで客観的でなければならないと言われていますが、しかし言葉や文面とはあなたの心をどうも映し出しているようです。


 どうしても、感情を隠匿したつもりでも何故か文面の片隅に現れてしまう、イライラやいやいやでの文章は何故かしら白々しい、しかし楽しい嬉しい、やった遂に注文をもらえた場合の礼状や注文書の場合やはりついつい嬉しさの片鱗が見える。

 
 言葉や文章というものはビジネスもそうですが、一般のあいさつ文においても「真心」を失ってはいけないのです。


 義理で致し方なく書いた礼状やお礼の文章からは、やはり感謝の気持ちは伝わらないのです、つまり情熱や真心に裏付けされた文書(文章)でなければ人は心から動きませんね。


 手紙や、文書の一番の効果は、その文面によって人を動かすということですし、その人が誠心誠意でことにあたらねば何事もうまくいかないわけです。


 社内文書に限らず、社外文書も人と人の交流を求めてうまく潤滑するのです、文書や手紙の目的は書き手と、読み手の時間と距離を超えた大いなる対話なのですね。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.17 Monday 16:21 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文章の書き方の要点 ]

ビジネス文章の書き方の要点

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ビジネス文章の書き方の注意する点

● 文章のテーマと目的を決める

 ビジネス文章に限らず、テーマと目的がなければ何事も進まないように、手紙や文書もしっかりした意図のもとに作成するのが本来ですね、つまり季節のあいさつ文のつもりが、結局、愚痴の羅列だったり、お詫びの文章のつもりがお礼の文面が入っているような、訳の分からない文章になっては困ります。

 上述のようなことでは大切な時間のロスばかりではなく相手の信用も失うことになりかねません、つまり文書の目的やテーマをしっかりと意識しながら書くことが重要です。

 例えれば、約束の納期が遅れそうな場合は、一刻も早く相手にその旨を伝え、トラブルになっても最小限に勤めるまたは一刻も早く納期に間に合うように善処策をこうじる文章も必要です。


 納期の延滞、納期期限の催促のような場合、叱咤のみならず、それを達成するための必要な言葉は慎重に考慮したほうが効果は高いかもしれません。


● 原則は一文書一件

 当然にビジネス文章の常識として一つの案件にたいする用件は一つです、上記の繰り返しですが、社外文章で取引先に工場新設のお祝い文と納期の確認の文章を取り混ぜた手紙を送ったらどうでしょう。

 確かにもらった方は相手はお客さんだし、「合理的かもしれないがまあ苦笑いするしかない」といったところでしょう。

 しかしそんなことはビジネス文章の常識には有り得ないことなのです、つまりそれぞれが言わんとしている印象がうすれ、忘れ去れれる原因になるわけですしもらった側としては分類に困ります。

● 6W1Hの原則

6W1Hは文書構成の基本です。

・ いつ(When)・・・・・開催日の日時

・ どこで(Where)・・・場所の明確化

・ だれが(Who)・・・・・主催者・発案者

・ だれに(Whom)・・・・宛名名

・ なぜ(Why)・・・・・・集合・招待の理由

・ なにを(What)・・・・催しを開く旨

・ どのように(How)・・・催しの形式等

上記が基本ですが、ビジネス文章においては上記の要素の全てを必要としない場合もありますね。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.18 Tuesday 09:59 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文章と手紙の基本 ]

ビジネス文章と手紙の基本

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● ビジネス文章の構成様式

 数多いビジネス文書であるために、種種に渡ったフォーマットが存在する、例えば、普通で言うレポートといわれる報告書と届け出文書では全く異なります。

 以降随時それぞれに適合した文書の構成様式(ビジネス文章例)と書式は各例文を掲げますのでそれを参考にしてください。

 ただ、文書の種類が違っていても、文書フォーマットや書式がよく似たものも多く、社外文書などは種類によって多少の違いで済む時もある。

 とくに一般の手紙と社外文書の構成要素は似ています、普通の手紙の構成も後日記載するとして、頭語から始まり、季節、時候のあいさつ文を書いて、主文、そして末文で締める。

 と考えれば社外文章のなりたちは一般の手紙と何だ基本的なことにおいては変わりませんね。

 しかし、一般的な社外文章の中にも、普通のあいさつ文とは違いかなり異なった書式もあります、商用の取引の文書です、当然に横書きですし、一般文書の後付けが前付けとして始めにもってきます。

 また前付けののち件名(タイトル部分)をいれたり「記」として別記する場合または、各個別に箇条書きを入れるといった独特な文書構成になります、とはいえこれがビジネス文章の一般的とらえ方です。

 そしてビジネス文書の特有なところとしては、文書番号、担当者氏名、会社印、個人印を押したりします。

 つまりこのようなシステム(ビジネス文書)特有なスタイルは、迅速かつ的確なコミュニケーションを合理的に行うために定型化されてきたのですね。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.19 Wednesday 11:44 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文書の基本構成例 ]

ビジネス文書の基本構成例

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ビジネス文書の基本構成例

ビジネス文書の基本構成例

■ ビジネス文章作成の注意点

○ 長い文書の場合は一読が困難ですから僕点つまり「。」ならびに「、」を用い読みやすくまた解りやすくするように心がける。

○ 箇条書きを用いることも必要です、個人的手紙のあいさつ文の場合では趣が壊されてしまいますが、ことビジネス文章とこだわった場合はそれぞれの事項が端的に理解される場合が多いので、ことビジネス文章には必要な形式です。

○ 構成要素書式のスタイルを守ることも必要になります、つまりビジネス文章の常識・非常識があり、これを守ることにより読んで理解する前に感覚的に相手に伝わりビジネスの効率化が図られる。
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.20 Thursday 14:47 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文書の前付け ]

ビジネス文書の前付け

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ビジネス文書における前付けとは

前付けという以上文書の前に付ける基本情報のことですが、つまり文書番号ならびに件名(文書タイトル)になります。

普通のあいさつ文における文書の場合はこの日付・宛先・差出人は文末に認めますが、ビジネス文書においては冒頭に掲げることにより情報の有意義生をアピールします。

そして、件名(文書タイトル)を時によっては大文字で表すこともあり最重要な情報として感覚に訴えることもビジネス文書では必要なことになります。

 つまり感覚的で在りしかも視覚的に一見して理解させることですね、つまり趣的な社交の文書とは異なります。

 (現馮峭

発信する側、受け取る側の管理の為の通し番号

◆“信年月日

日付のないビジネス文書は、文書としての価値がありません、そしてどんな格好にせよ社内において書式を統一しましょう。

 宛先

社名・団体名・所属部課名・役職名・個人名・敬称の順序で書いていきます、略式ではいけませんし、役職名は個人名の下には書いてはいけません。

(株)東京○○  →株式会社 東京○○ と正確に書きます。

「総務部 佐藤○○人事課長」 → 「総務部 人事課長 佐藤○○様」と書いてください。

もちろん氏名の間違いや議事脱字は厳禁ですし、略字も避けましょう例えば「渡邉」さんを面倒だからといって「渡辺」といった略字にしないことです。

また、敬称は一般的に「様」でいいでしょうが、相手の名前が解らないような場合「製造部システムマネージャー殿」といった表記もありますね。

ぁ“信者名と捺印

文書を差し出した人の会社・団体名・部署・役職名・担当者名また住所や電話番号も必要な場合もあります。

捺印の方法としては公印(社印や団体代表者印)だけの場合、公印と職印(実印)の2種類そして職印(実印)のみの捺印方式があります。

ァ〃鑢

「題名」「表記」「表題」ともいいますが相手に解りやすく理解してもらうことが前提ですからしっかりと文字をせいりしましょう。

「○○○○について(○○)」が定形になります、実際には「ご依頼の申込について(依頼)」などですね。

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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.24 Monday 16:27 | - | - |
[ HOMEビジネス文書 文例・例文・書き方 > ビジネス文書(本文の書き方) ]

ビジネス文書(本文の書き方)

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ビジネス文書(本文の書き方)

ビジネス文書の本文の書き方の構成要素は普通の手紙挨拶文とそうは違いはないですが、ビジネスにおける基本は認識してください。

 ‖腓くは頭語と結語
 つまり頭語とは「拝啓」などですね、そして結語とは「敬具」といった語になります、下記に頭語と結語の関係を表に表しますが、頭語と結語には呼吸のような菅家で成り立っていますので、矛盾した使い方で失笑を招かないようにしたいものです。

◆〜以
 前文とは主文の前に挿入する挨拶にあたる部分と考えてください、一般的に時候の挨拶、慶賀の挨拶、世話・厚情のあいさつがあります。

つまり、「驟雨の候」などは時候のあいさつですし、「皆様ますますの御清栄のここと存じます」は慶賀のあいさつですね、そして「日頃のご厚情に対し、心より感謝申し上げます」は、世話・厚情のお礼のあいさつになりますね。

頭語と結語の関係
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| カテゴリ : ビジネス文書 文例・例文・書き方 | 2007.09.25 Tuesday 11:22 | - | - |

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